Behalt die WhatsApp-Gruppe. Alle Teilnehmer sind schon drin, sie kostet nichts, und seit Mai 2024 kann man darin zu- und absagen. Nutz sie für das Gespräch. Den Stand verliert sie trotzdem: die Hotelliste, wer am Dienstag ankommt, und welcher der vierzehn Vorschläge fürs Abendessen noch steht. heer(ish) steht neben der Gruppe und hält genau das fest, für die 50 bis 500 Leute, die angereist sind.
Was die Gruppe gut kann
Reichweite. In der Gruppe sind auch die zwei Leute, die nie einen neuen Link öffnen werden, und in eine Gruppe passen 1.024 Mitglieder, mehr als bei jedem Event, das wir betreuen. Dann die Termine. Seit 1. Mai 2024 kann jeder in einer Gruppe einen anlegen und die anderen antworten, die Gruppe sieht also, wer kommt. Im April 2025 kamen ein „Vielleicht“, eine Begleitung, eine Endzeit und das Anheften dazu. Im Januar 2026 folgten eigene Erinnerungen und Mitglieder-Tags. Umfragen bekamen im August 2026 eine Endzeit und verborgene Stimmen, im selben Update wie @all. Für „Abendessen um acht, wer kommt mit?“ reicht das locker, und es kostet nichts.
Wo etwas rausfällt
| Du willst wissen | WhatsApp-Gruppe | heer(ish) |
|---|---|---|
| Wer in welchem Hotel wohnt | Jemand fragt, dreißig antworten, und bis zum Mittagessen sind die Antworten weggescrollt. Live-Standort zeigt allen im Chat, wo du gerade bist, mit Timer. | Eine Karte mit Hotels und den Gesichtern darauf. Immer ein Ort mit Namen, nie eine Koordinate. |
| Wer wann ankommt | Derselbe Verlauf, und er scrollt genauso schnell weg. | Ankunft und Abreise auf jedem Profil und in der Liste unter „Leute“. |
| Pläne | Termine mit Zusage, Vielleicht, Begleitung und Erinnerungen. Vierzehn Stück in einem Scroll. | Eine Liste mit Plänen und wer dabei ist, dazu eine Kalenderdatei pro Plan. |
| Jemand kommt später dazu | Sieht nichts von vorher. Seit Februar 2026 kann ein Admin ihm die letzten 25 bis 100 Nachrichten schicken, von Hand. | Karte und Liste sind der aktuelle Stand, wann immer du sie öffnest. |
| Telefonnummern | Jedes Mitglied einer normalen Gruppe sieht jede Nummer. WhatsApps eigener Leitfaden für Communities warnt Admins, dass eine @Erwähnung in der Ankündigungsgruppe „die Telefonnummer dieses Kontakts der gesamten Community offenlegt“. Benutzernamen werden im Lauf von 2026 ausgerollt und verbergen die Nummer nur vor neuen Kontakten. | Keine Telefonnummer, außer ein Teilnehmer setzt selbst eine auf sein Profil. |
| Lärm | In einer Umfrage in den USA und Großbritannien sagten 40 %, dass Gruppenchats sie überfordern, und Stummschalten ist die Standardreaktion. Genau dafür hat WhatsApp die Einstellung „Nur Highlights“. | Kein Verlauf zum Nachlesen. Benachrichtigungen bleiben aus, bis du sie einschaltest, und dann geht es nur um Ankündigungen und die Pläne, bei denen du dabei bist. |
| Nach dem Event | Die Gruppe lebt weiter, mit jeder Nummer darin, bis der letzte Admin sie löscht. | Gelöscht 14 Tage nach dem letzten Tag, 30 in der US-Region. |
| Leute hinzufügen | Eine Nummer in eine Gruppe zu setzen ist Verarbeitung personenbezogener Daten. Die spanische Aufsichtsbehörde verhängte 2025 70.000 € Bußgeld gegen ein Unternehmen, das die private Nummer einer Mitarbeiterin ohne Rechtsgrundlage in eine Arbeitsgruppe gesetzt hatte. | Teilnehmer tragen sich selbst ein und entscheiden, was auf ihr Profil kommt. |
Warum der Chat den Stand verliert
Die Hotelliste stimmte um 14:02 an dem Tag, an dem jemand gefragt hat, und jede Nachricht seitdem hat sie weiter nach oben geschoben. Anheften hilft für eine Sache auf einmal. Wer später dazukommt, sieht sie nie. Und der Veranstalter, der wissen will, wie viele Leute am Donnerstag im Linden wohnen, scrollt, zählt und fragt noch einmal. Die Konferenz in Chicago, für die heer(ish) ursprünglich gebaut wurde, lief auf genau dieser Kombination, eine Gruppe plus eine Hotel-Tabelle plus eine Google My Map, und die Tabelle stimmte ab der ersten Person nicht mehr, die das Hotel gewechselt hat.
Ein Chat vergisst außerdem nie. Sobald die Nummern in der Gruppe stehen, liegen sie auf 200 Telefonen, und die Privatsphäre-Einstellung von WhatsApp, die Fremde davon abhält, dich hinzuzufügen, wirkt für einen Veranstalter in die andere Richtung, denn seit 2019 kann jeder es ganz ablehnen, hinzugefügt zu werden.
Nimm beides
heer(ish) ist ein Link. Heft ihn am ersten Tag in der Gruppe an und sag, was er ist: die Karte und die Pläne. Das Gespräch bleibt in WhatsApp, wo es hingehört, und die Dinge, die Leute zweimal am Tag nachschlagen, stehen auf einer Seite, die noch stimmt, wenn sie nachschauen. Zwei Wochen nach dem letzten Tag ist die Seite weg, und die Gruppe gehört dir, behalten oder löschen.