Trag die Hotelliste in eine Google-Tabelle ein, eine Zeile pro Teilnehmer, importiere sie in eine Ebene von Google My Maps mit der Hotelspalte als Ort und teile den Link zur Karte. Für ein Event mit 50 bis 500 Leuten ist das ein Abend Arbeit und kostet nichts. An drei Stellen hört es auf: Die Karte folgt der Tabelle nicht, der Link öffnet sich für jeden, der ihn hat, und nichts löscht die beiden Dateien nach dem Event.
Die Angaben zu Googles Tools unten stammen aus Googles eigenen Hilfeseiten, geprüft am 3. November 2026.
Wie baust du die Karte in My Maps?
Fang mit der Tabelle an. Eine Zeile pro Person, Spaltentitel in der ersten Zeile: Name, Hotel, Anreise, Abreise. My Maps braucht eine Spalte, die es auf eine Karte setzen kann, und nimmt Breiten- und Längengrade, Adressen oder Ortsnamen (Google: Kartenelemente importieren). Der Name eines Hotels mit der Stadt dahinter zählt als Ortsname, also muss niemand eine Straßenadresse heraussuchen.
Dann öffnest du My Maps, legst eine Karte an, klickst in der Legende auf Ebene hinzufügen, gibst der Ebene einen Namen und klickst darunter auf Importieren. Wähl die Google-Tabelle. Du bestimmst die Spalte, die jede Stecknadel platziert (Hotel), und die, die ihr den Titel gibt (Name). Gestalte die Ebene nach der Spalte Hotel, damit jedes Hotel eine eigene Farbe bekommt, und teile sie.
Schafft My Maps 500 Teilnehmer?
Locker. Google schreibt: „Importieren Sie keine Dateien mit mehr als 2.000 Zeilen“ (Google: Kartenelemente importieren). Eine Ebene fasst 2.000 Linien, Formen oder Orte und eine Karte insgesamt bis zu 10.000 (Google: Größenbeschränkungen), verteilt auf höchstens 10 Ebenen (Google: Kartenebenen). Ein Event mit 500 Leuten füllt ein Viertel einer Ebene.
Die Grenze, an die du wirklich stößt, ist eine optische. Alle im selben Hotel landen auf demselben Punkt, also liegen Stecknadeln mit derselben Adresse aufeinander und sehen auf dem Handy aus wie eine einzige. Die übliche Lösung ist, die Tabelle umzudrehen: eine Zeile pro Hotel, die Namen in einer zweiten Spalte. Diese Karte liest sich gut, und so sehen die Karten auf den Hotelseiten von Konferenzen meistens aus. Es heißt aber auch, dass jemand bei jeder neuen Buchung eine Zelle neu tippt.
Aktualisiert sich die Karte, wenn sich die Tabelle ändert?
Nein. Der Import ist eine Kopie. Um Änderungen zu übernehmen, öffnest du das Menü der Ebene, wählst Neu importieren und zusammenführen, nimmst eine von vier Optionen und wählst die Datei erneut aus (Google: Kartenelemente importieren). Eine davon, Abgeglichene Elemente aktualisieren, löscht auch. In Googles Worten: „Alle Kartenelemente in der ursprünglichen Ebene, die nicht mit der neuen Datei übereinstimmen, werden gelöscht.“ Farben, die du nach einer Datenspalte festgelegt hast, gehen auf die neuen Daten über.
Die Karte ist also so aktuell wie das letzte Mal, als ihr Besitzer an den Neuimport gedacht hat. Die Konferenz in Chicago, für die heer(ish) ursprünglich gebaut wurde, lief über so eine Tabelle und so eine Karte, und die Tabelle stimmte ab der ersten Person nicht mehr, die das Hotel wechselte. Ein Zimmerkontingent ist ausgebucht und Leute ziehen um, oder zwei Kollegen wollen sich ein Zimmer teilen, und jede dieser Änderungen ist eine Nachricht an den, der die Tabelle pflegt.
Wer kann die Tabelle und die Karte sehen?
Jeder mit dem Link, und dafür braucht es kein Google-Konto. Google Drive beschreibt die Einstellung Jeder, der über den Link verfügt, so: „Alle im Internet, die den Link haben, können die Datei öffnen, ohne sich in einem Google-Konto anzumelden“ (Google: Dateien in Drive freigeben). My Maps bietet Freigabe per Link oder eine öffentliche Karte, und eine Karte, die du auf der Event-Website einbettest, muss öffentlich sein (Google: Karte freigeben).
Für eine Liste mit Namen neben Hotels heißt das: Ein weitergeleiteter Link ist eine vollständige Kopie davon, wer wo schläft, solange die Dateien existieren. Tragen die Teilnehmer ihre Zeilen selbst ein, ist jeder von ihnen Bearbeiter, und Bearbeiter können ältere Versionen der Tabelle durchsehen und eine wiederherstellen (Google: Versionsverlauf). Wer seine Zeile löscht, ist aus der aktuellen Tabelle verschwunden und steht noch im Verlauf. Der Besitzer kann den Verlauf löschen, aber dieselbe Seite schränkt das ein: „Das Löschen des Versionsverlaufs ist nur für Nutzerinnen und Nutzer mit einem privaten Google-Konto verfügbar.“ Ein Veranstalter, der mit einem Workspace-Konto der Firma arbeitet, sollte sich nicht darauf verlassen.
Ein Google-Formular vor der Tabelle hält die Teilnehmer aus der Datei heraus. Und frag, bevor jemand auf der Karte landet: Wenn die Hotels aus der Anmeldung stammen, haben die Leute sie dir gegeben, damit du Zimmer buchst, nicht damit 300 andere Teilnehmer sie sehen.
Wie öffnen die Teilnehmer die Karte auf dem Handy?
Im Browser oder in Google Maps. Google hat die My Maps-App für Android am 15. Oktober 2021 eingestellt. Laut der Mitteilung liegen die Karten weiterhin „In der Google Maps App unten auf dem Tab ‚Gespeichert‘“ oder im Browser auf mymaps.google.com (Google: My Maps für Android wird eingestellt). Dieselbe Mitteilung ergänzt: „My Maps lässt sich offline nicht nutzen.“ Teilnehmer mit einer ausländischen SIM und knappem Datenvolumen merken das.
Was passiert mit der Karte nach dem Event?
Nichts, solange du nichts tust. Beide Dateien liegen im Drive des Besitzers, bis jemand sie löscht, und bis dahin funktioniert der Link in jedem Postfach und jedem Gruppenchat, in den er kopiert wurde. Trag dir für die Woche nach dem Event einen Termin ein und lösch die Karte und die Tabelle.
Wann sind Tabelle und My Maps das richtige Werkzeug?
Wenn die Daten dem Veranstalter gehören. Eine Karte mit den drei Hotels mit Zimmerkontingent, dem Veranstaltungsort und dem Restaurant für das Abschlussdinner ändert sich einmal, enthält von niemandem persönliche Daten und braucht von niemandem eine Einwilligung. Dafür ist My Maps das richtige Werkzeug. Es ist kostenlos, und Google Maps haben die Teilnehmer ohnehin auf dem Handy.
Das falsche Werkzeug ist es, wenn die Daten den Teilnehmern gehören: wo jede Person übernachtet, wann sie ankommt und was sie am Mittwochabend noch ändert. Dann sollte jeder Teilnehmer seine eigene Zeile aktuell halten, und die anderen sollten nur sehen, was er zu zeigen bereit ist.
Genau das macht heer(ish). Die Teilnehmer öffnen einen Link, legen ein Profil mit Hotel und Daten an und setzen ein Häkchen bei „Allen bei diesem Event zeigen, wo ich übernachte.“ Der Veranstalter begrenzt die Genauigkeit auf Stadt, Stadtteil oder ein Hotel mit Namen. Auf Hotelebene zeigt die Karte eine Stecknadel pro Hotel mit den Initialen einiger Gäste und ihrer Anzahl. Auf Stadtebene gibt es gar keine Karte. Niemand installiert etwas, und die Daten des Events werden 14 Tage nach dem letzten Tag gelöscht, bei Events in der US-Region nach 30 Tagen. Bis 50 Teilnehmer ist es kostenlos.