Pon la lista de hoteles en una hoja de cálculo de Google con una fila por asistente, impórtala en una capa de Google My Maps con la columna del hotel como ubicación y comparte el enlace del mapa. Para un evento de 50 a 500 personas es una tarde de trabajo y no cuesta nada. Deja de funcionar en tres puntos: el mapa no sigue a la hoja, el enlace se abre para cualquiera que lo tenga y nada borra ninguno de los dos archivos después del evento.
Lo que sigue sobre las herramientas de Google sale de las propias páginas de ayuda de Google, comprobadas el 3 de noviembre de 2026.
¿Cómo se hace el mapa en My Maps?
Empieza por la hoja. Una fila por persona, los títulos de columna en la primera fila: Nombre, Hotel, Llegada, Salida. My Maps necesita una columna que pueda poner en un mapa, y acepta latitud y longitud, direcciones o nombres de lugares (Google: importar elementos de mapas). El nombre de un hotel seguido de la ciudad cuenta como nombre de lugar, así que nadie tiene que buscar una dirección postal.
Luego abre My Maps, crea un mapa, haz clic en Añadir capa en la leyenda, ponle nombre a la capa y haz clic en Importar debajo. Elige la hoja de Google. Tú decides la columna que coloca cada pin (Hotel) y la que le da título (Nombre). Aplica a la capa un estilo según la columna Hotel para que cada hotel tenga su propio color, y compártelo.
¿Aguanta My Maps 500 asistentes?
De sobra. Google dice: "No importes archivos con más de 2000 filas" (Google: importar elementos de mapas). Una capa admite 2.000 líneas, formas o lugares, y un mapa hasta 10.000 en total (Google: límites de tamaño), repartidos en 10 capas como máximo (Google: capas del mapa). Un evento de 500 personas llena una cuarta parte de una sola capa.
El límite con el que sí te topas es visual. Todos los del mismo hotel caen en el mismo punto, así que los pines de la misma dirección se apilan y en un móvil parecen uno solo. La solución habitual es darle la vuelta a la hoja: una fila por hotel, con los nombres en una segunda columna. Ese mapa se lee bien, y es el que se ve en las páginas de alojamiento de los congresos. También obliga a alguien a reescribir una celda cada vez que una persona reserva.
¿Se actualiza el mapa cuando cambia la hoja?
No. La importación es una copia. Para recoger los cambios abres el menú de la capa, eliges Volver a importar y combinar, escoges una de cuatro opciones y vuelves a seleccionar el archivo (Google: importar elementos de mapas). Una de ellas, Actualizar los elementos que coinciden, también borra. En palabras de Google: "Se eliminarán todos los elementos de mapas de la capa original que no coincidan con el nuevo archivo." Los colores que asignaste según una columna de datos se trasladan a los datos nuevos.
Así que el mapa está tan al día como la última vez que su dueño se acordó de volver a importar. El congreso de Chicago para el que se creó heer(ish) funcionaba con una hoja y un mapa como estos, y la hoja estaba mal desde la primera persona que cambió de hotel. Un bloque de habitaciones se agota y la gente se muda, o dos compañeros deciden compartir habitación, y cada uno de esos cambios es un mensaje a quien lleva la hoja.
¿Quién puede ver la hoja y el mapa?
Cualquiera que tenga el enlace, y no necesita cuenta de Google. Google Drive describe así su ajuste Cualquier persona con el enlace: "cualquier usuario de Internet que tenga el enlace puede abrir el archivo sin iniciar sesión en una cuenta de Google" (Google: compartir archivos en Drive). My Maps ofrece compartir por enlace o hacer público el mapa, y un mapa insertado en la web del evento tiene que ser público (Google: compartir tu mapa).
Para una lista de nombres junto a hoteles, eso significa que un enlace reenviado es una copia completa de quién duerme dónde, mientras existan los archivos. Si los asistentes escriben su propia fila, cada uno de ellos es editor, y los editores pueden ver las versiones anteriores de la hoja y restaurar una (Google: historial de versiones). Quien borra su fila desaparece de la hoja actual y sigue en el historial. El propietario puede borrar el historial, pero la misma página lo limita: "solo los usuarios con una cuenta de Google personal pueden eliminar el historial de versiones." Un organizador que trabaja desde una cuenta de Workspace de la empresa no debería contar con ello.
Un formulario de Google delante de la hoja mantiene a los asistentes fuera del archivo. Y pregunta antes de que nadie aparezca en el mapa: si los hoteles salieron de la inscripción, la gente te los dio para reservar habitaciones, no para enseñárselos a otros 300 asistentes.
¿Cómo abren los asistentes el mapa en el móvil?
En un navegador, o dentro de Google Maps. Google cerró la aplicación My Maps para Android el 15 de octubre de 2021. Su aviso dice que los mapas siguen "En la aplicación Google Maps, en la parte inferior de la pestaña 'Guardados'" o en mymaps.google.com desde un navegador (Google: desactivación de My Maps para Android). El mismo aviso añade: "No puedes utilizar My Maps sin conexión." Los asistentes con una SIM extranjera y pocos datos lo notarán.
¿Qué pasa con el mapa después del evento?
Nada, a menos que hagas algo. Los dos archivos se quedan en el Drive del propietario hasta que alguien los borra, y hasta entonces el enlace funciona en cada bandeja de entrada y cada chat de grupo donde se pegó. Apunta una fecha en el calendario para la semana siguiente al evento y borra el mapa y la hoja.
¿Cuándo son una hoja y My Maps la herramienta adecuada?
Cuando los datos son del organizador. Un mapa de los tres hoteles con bloques de habitaciones, la sede y el restaurante de la cena de clausura cambia una vez, no contiene datos personales de nadie y no necesita el consentimiento de nadie. Para eso, My Maps es la herramienta adecuada. Es gratis, y los asistentes ya tienen Google Maps en el móvil.
Es la herramienta equivocada cuando los datos son de los asistentes: dónde se aloja cada persona, cuándo llega y el cambio que hace el miércoles por la noche. Entonces cada asistente debería mantener al día su propia fila, y los demás deberían ver solo lo que ese asistente aceptó mostrar.
Eso es lo que hace heer(ish). Los asistentes abren un enlace, crean una ficha con su hotel y sus fechas, y marcan una casilla que dice "Mostrar dónde me alojo a todo el mundo de este evento." El organizador limita la precisión a ciudad, barrio o un hotel con nombre. A nivel de hotel, el mapa tiene un pin por hotel con las iniciales de algunas de las personas alojadas allí y cuántas son. A nivel de ciudad no hay mapa. Nadie instala nada, y los datos del evento se borran 14 días después del último día, o 30 días en los eventos de la región de EE. UU. Es gratis hasta 50 asistentes.