Zet de hotellijst in een Google-spreadsheet met één rij per deelnemer, importeer die in een laag van Google My Maps met de hotelkolom als locatie, en deel de link van de kaart. Voor een evenement van 50 tot 500 mensen is dat een avond werk en het kost niets. Op drie punten houdt het op: de kaart volgt de spreadsheet niet, de link opent voor iedereen die hem heeft, en niets verwijdert een van beide bestanden na het evenement.
Wat hieronder over de tools van Google staat, komt uit Googles eigen helppagina's, gecontroleerd op 3 november 2026.
Hoe maak je de kaart in My Maps?
Begin met de spreadsheet. Eén rij per persoon, kolomtitels in de eerste rij: Naam, Hotel, Aankomst, Vertrek. My Maps heeft één kolom nodig die het op een kaart kan zetten, en accepteert breedte- en lengtegraad, adressen of plaatsnamen (Google: kaartfuncties importeren). De naam van een hotel met de stad erachter telt als plaatsnaam, dus niemand hoeft een straatadres op te zoeken.
Open daarna My Maps, maak een kaart, klik in de legenda op Laag toevoegen, geef de laag een naam en klik eronder op Importeren. Kies de spreadsheet. Je kiest de kolom die elke speld plaatst (Hotel) en de kolom die hem een titel geeft (Naam). Geef de laag een stijl op basis van de kolom Hotel, zodat elk hotel een eigen kleur krijgt, en deel hem.
Kan My Maps 500 deelnemers aan?
Ruim. Google zegt: "Importeer geen bestanden met meer dan 2000 rijen" (Google: kaartfuncties importeren). Een laag bevat 2.000 lijnen, vormen of plaatsen, en een kaart in totaal tot 10.000 (Google: groottelimieten), verdeeld over hooguit 10 lagen (Google: kaartlagen). Een evenement van 500 mensen vult een kwart van één laag.
De grens waar je wel tegenaan loopt, is visueel. Iedereen in hetzelfde hotel komt op hetzelfde punt uit, dus spelden op hetzelfde adres liggen op elkaar en lijken op een telefoon één speld. De gebruikelijke oplossing is de spreadsheet om te draaien: één rij per hotel, met de namen in een tweede kolom. Die kaart leest prettig, en zo'n kaart vind je op de hotelpagina's van congressen. Het betekent ook dat iemand een cel opnieuw typt telkens als er iemand boekt.
Werkt de kaart zich bij als de spreadsheet verandert?
Nee. De import is een kopie. Om wijzigingen op te halen open je het menu van de laag, kies je Herimporteren en samenvoegen, kies je een van vier opties en selecteer je het bestand opnieuw (Google: kaartfuncties importeren). Een ervan, Matchende items updaten, verwijdert ook. In Googles woorden: "Kaartfuncties in de oorspronkelijke laag die niet matchen met het nieuwe bestand, worden verwijderd." Kleuren die je op basis van een gegevenskolom hebt ingesteld, gaan mee naar de nieuwe gegevens.
De kaart is dus zo actueel als de laatste keer dat de eigenaar eraan dacht opnieuw te importeren. Het congres in Chicago waarvoor heer(ish) eerst gebouwd is, draaide op zo'n spreadsheet en zo'n kaart, en de spreadsheet klopte niet meer vanaf de eerste persoon die van hotel wisselde. Een kamerblok raakt uitverkocht en mensen verhuizen, of twee collega's besluiten een kamer te delen, en elk van die wijzigingen is een bericht aan wie de spreadsheet beheert.
Wie kan de spreadsheet en de kaart zien?
Iedereen met de link, en daar is geen Google-account voor nodig. Google Drive beschrijft de instelling Iedereen met de link zo: "Iedereen op internet die de link heeft, kan het bestand openen zonder in te loggen op een Google-account" (Google: bestanden delen in Drive). My Maps biedt delen via een link of de kaart openbaar maken, en een kaart die je op de site van het evenement insluit, moet openbaar zijn (Google: je kaart delen).
Voor een lijst met namen naast hotels betekent dat: een doorgestuurde link is een volledige kopie van wie waar slaapt, zolang de bestanden bestaan. Als deelnemers hun eigen rij invullen, is elk van hen bewerker, en bewerkers kunnen eerdere versies van de spreadsheet bekijken en er een herstellen (Google: versiegeschiedenis). Wie zijn rij verwijdert, is weg uit de huidige spreadsheet en staat nog in de geschiedenis. De eigenaar kan de geschiedenis verwijderen, maar dezelfde pagina beperkt dat: "je kunt de versiegeschiedenis alleen verwijderen als je een persoonlijk Google-account hebt." Een organisator die vanuit een Workspace-account van het bedrijf werkt, kan daar beter niet op rekenen.
Een Google-formulier voor de spreadsheet houdt deelnemers uit het bestand. En vraag het eerst voordat iemand op de kaart komt: als de hotels uit de registratie komen, hebben mensen ze aan jou gegeven om kamers te boeken, niet om aan 300 andere deelnemers te laten zien.
Hoe openen deelnemers de kaart op hun telefoon?
In een browser, of in Google Maps. Google heeft de My Maps-app voor Android op 15 oktober 2021 stopgezet. Volgens de mededeling staan de kaarten nog "In de Google Maps-app onderaan op het tabblad Opgeslagen" of op mymaps.google.com in een browser (Google: beëindiging van My Maps voor Android). Dezelfde mededeling voegt toe: "Je kunt My Maps niet offline gebruiken." Deelnemers met een buitenlandse simkaart en een krappe databundel merken dat.
Wat gebeurt er met de kaart na het evenement?
Niets, tenzij je iets doet. Beide bestanden staan in de Drive van de eigenaar tot iemand ze verwijdert, en tot dan werkt de link in elke inbox en groepschat waarin hij geplakt is. Zet een datum in de agenda voor de week na het evenement en verwijder de kaart en de spreadsheet.
Wanneer zijn een spreadsheet en My Maps het juiste gereedschap?
Als de gegevens van de organisator zijn. Een kaart met de drie hotels met kamerblokken, de locatie en het restaurant voor het slotdiner verandert één keer, bevat van niemand persoonsgegevens en heeft van niemand toestemming nodig. Daarvoor is My Maps het juiste gereedschap. Het is gratis, en deelnemers hebben Google Maps al op hun telefoon.
Het is het verkeerde gereedschap als de gegevens van de deelnemers zijn: waar ieder logeert, wanneer ze aankomen, en wat ze woensdagavond nog omgooien. Dan hoort de deelnemer zijn eigen rij bij te houden, en zien anderen alleen wat die deelnemer heeft willen laten zien.
Dat is wat heer(ish) doet. Deelnemers openen één link, maken een kaartje met hun hotel en data, en vinken een vakje aan met de tekst "Toon waar ik verblijf aan iedereen op dit event." De organisator begrenst de precisie op stad, wijk of een hotel bij naam. Op hotelniveau heeft de kaart één speld per hotel met de initialen van een paar mensen die er logeren en een aantal. Op stadsniveau is er helemaal geen kaart. Niemand installeert iets, en de gegevens van het evenement worden 14 dagen na de laatste dag verwijderd, of 30 dagen voor evenementen in de Amerikaanse regio. Het is gratis tot 50 deelnemers.