Mettez la liste des hôtels dans une feuille Google Sheets, une ligne par participant, importez-la dans un calque Google My Maps avec la colonne de l'hôtel comme lieu, et partagez le lien de la carte. Pour un événement de 50 à 500 personnes, c'est une soirée de travail et cela ne coûte rien. Ça cesse de fonctionner à trois endroits : la carte ne suit pas la feuille, le lien s'ouvre pour quiconque l'a, et rien ne supprime ni l'un ni l'autre fichier après l'événement.
Ce qui suit sur les outils de Google vient des pages d'aide de Google elles-mêmes, vérifiées le 3 novembre 2026.
Comment construire la carte dans My Maps ?
Commencez par la feuille. Une ligne par personne, les titres de colonnes sur la première ligne : Nom, Hôtel, Arrivée, Départ. My Maps a besoin d'une colonne qu'il peut placer sur une carte, et il accepte la latitude et la longitude, des adresses ou des noms de lieux (Google : importer des éléments géographiques). Le nom d'un hôtel suivi de la ville compte comme un nom de lieu, donc personne n'a à chercher d'adresse postale.
Ouvrez ensuite My Maps, créez une carte, cliquez sur Ajouter un calque dans la légende, nommez le calque et cliquez sur Importer en dessous. Choisissez la feuille Google. Vous indiquez la colonne qui place chaque épingle (Hôtel) et celle qui lui donne son titre (Nom). Stylisez le calque selon la colonne Hôtel pour que chaque hôtel ait sa propre couleur, puis partagez.
My Maps tient-il 500 participants ?
Sans peine. Google écrit : « N'importez pas de fichiers comportant plus de 2 000 lignes » (Google : importer des éléments géographiques). Un calque contient 2 000 lignes, formes ou lieux, et une carte jusqu'à 10 000 au total (Google : limites de taille), répartis sur 10 calques au plus (Google : calques). Un événement de 500 personnes remplit un quart d'un seul calque.
La limite que vous atteignez, elle, est visuelle. Tous ceux qui logent dans le même hôtel tombent sur le même point, donc les épingles à la même adresse s'empilent et ressemblent à une seule épingle sur un téléphone. La solution habituelle consiste à retourner la feuille : une ligne par hôtel, avec les noms dans une deuxième colonne. Cette carte se lit bien, et c'est celle qu'on trouve sur les pages hébergement des conférences. Elle oblige aussi quelqu'un à retaper une cellule chaque fois qu'une personne réserve.
La carte se met-elle à jour quand la feuille change ?
Non. L'import est une copie. Pour récupérer les changements, vous ouvrez le menu du calque, choisissez Réimporter et fusionner, prenez l'une des quatre options et sélectionnez à nouveau le fichier (Google : importer des éléments géographiques). L'une d'elles, Mettre à jour les éléments correspondants, supprime aussi. Selon Google : « Tous les éléments cartographiques du calque d'origine qui ne correspondent pas au nouveau fichier seront supprimés. » Les couleurs définies selon une colonne de données sont reprises sur les nouvelles données.
La carte n'est donc à jour que jusqu'au dernier réimport auquel son propriétaire a pensé. La conférence de Chicago pour laquelle heer(ish) a d'abord été conçu fonctionnait avec une feuille et une carte de ce genre, et la feuille était fausse dès la première personne qui a changé d'hôtel. Un bloc de chambres affiche complet et des gens déménagent, ou deux collègues décident de partager une chambre, et chacun de ces changements est un message à la personne qui tient la feuille.
Qui peut voir la feuille et la carte ?
Toute personne qui a le lien, sans avoir besoin d'un compte Google. Google Drive décrit ainsi son réglage Tous les utilisateurs disposant du lien : « tous les internautes en possession du lien peuvent ouvrir le fichier sans se connecter à un compte Google » (Google : partager des fichiers dans Drive). My Maps propose le partage par lien ou une carte publique, et une carte intégrée au site de l'événement doit être publique (Google : partager votre carte).
Pour une liste de noms à côté d'hôtels, cela veut dire qu'un lien transféré est une copie complète de qui dort où, tant que les fichiers existent. Si les participants saisissent eux-mêmes leur ligne, chacun d'eux est éditeur, et les éditeurs peuvent parcourir les versions précédentes de la feuille et en restaurer une (Google : historique des versions). Quelqu'un qui supprime sa ligne disparaît de la feuille actuelle et reste dans l'historique. Le propriétaire peut supprimer l'historique, mais la même page le limite : « la suppression de l'historique des versions n'est disponible que pour les utilisateurs disposant d'un compte Google personnel. » Un organisateur qui travaille depuis un compte Workspace d'entreprise ne devrait pas compter dessus.
Un formulaire Google Forms placé devant la feuille tient les participants à l'écart du fichier. Et demandez avant que quiconque n'apparaisse sur la carte : si les hôtels viennent de l'inscription, les gens vous les ont donnés pour réserver des chambres, pas pour être montrés à 300 autres participants.
Comment les participants ouvrent-ils la carte sur leur téléphone ?
Dans un navigateur, ou dans Google Maps. Google a arrêté l'application My Maps pour Android le 15 octobre 2021. Son avis indique que les cartes se trouvent toujours « Dans l'application Google Maps, au bas de l'onglet “Enregistré” » ou sur mymaps.google.com dans un navigateur (Google : abandon de My Maps pour Android). Le même avis ajoute : « Vous ne pouvez pas utiliser My Maps hors connexion. » Les participants avec une carte SIM étrangère et un petit forfait de données s'en apercevront.
Que devient la carte après l'événement ?
Rien, sauf si vous agissez. Les deux fichiers restent dans le Drive du propriétaire jusqu'à ce que quelqu'un les supprime, et d'ici là le lien fonctionne dans chaque boîte de réception et chaque discussion de groupe où il a été collé. Notez une date dans l'agenda pour la semaine qui suit l'événement et supprimez la carte et la feuille.
Quand une feuille et My Maps sont-ils le bon outil ?
Quand les données appartiennent à l'organisateur. Une carte des trois hôtels avec blocs de chambres, du lieu de l'événement et du restaurant du dîner de clôture change une fois, ne contient les données personnelles de personne et ne demande le consentement de personne. Pour cela, My Maps est le bon outil. C'est gratuit, et les participants ont déjà Google Maps sur leur téléphone.
C'est le mauvais outil quand les données appartiennent aux participants : où chacun loge, quand il arrive, et ce qu'il change le mercredi soir. Il faut alors que chaque participant tienne sa propre ligne à jour, et que les autres ne voient que ce qu'il a accepté de montrer.
C'est ce que fait heer(ish). Les participants ouvrent un seul lien, créent une fiche avec leur hôtel et leurs dates, et cochent une case qui dit « Montrer où je loge à tous les participants. » L'organisateur plafonne la précision à la ville, au quartier ou à un hôtel nommé. Au niveau hôtel, la carte affiche une épingle par hôtel avec les initiales de quelques personnes qui y logent et leur nombre. Au niveau ville, il n'y a pas de carte du tout. Personne n'installe rien, et les données de l'événement sont supprimées 14 jours après le dernier jour, ou 30 jours pour les événements de la région États-Unis. C'est gratuit jusqu'à 50 participants.